گوگل با انتشار یک راهنما، مجموعهای از هفت پرامپت و دستور کاربردی برای هوش مصنوعی جمینای در سرویسهای Google Workspace معرفی کرده است تا کاربران، دانشجویان و تیمهای کاری بتوانند زمان خود را بهتر مدیریت کنند، همکاری گروهی دقیقتری داشته باشند و کیفیت خروجیهایشان را بالا ببرند.
این پرامپتها که در ادامه نحوه استفاده از آنها را مرور میکنیم، ابزارهای گوناگونی مثل شیتس، داکس، اسلایدز، جیمیل، میت، Vids و Forms را پوشش میدهند. نکته مهم این است که اینها دستورهای عمومی «کار خوبی برای من بکن» نیستند؛ هر پرامپت به یک ابزار مشخص، یک پنل مشخص و یک خروجی مشخص گره خورده است — و همین دستوپاگیر نبودن، تفاوت میان استفاده نمایشی و استفاده واقعی از هوش مصنوعی در کار روزمره است.
۱) پرامپت ساخت داشبورد و برنامهریز کارهای درسی در Google Sheets
اگر میخواهید تقویم کلاسی و سرفصل درسها را به یک تابلوی بصری تبدیل کنید، کافی است فایل جدول خود را در Google Sheets باز کنید و در پنل کنار صفحه (Ask Gemini) گزینه «Create canvas» را انتخاب کرده و این دستور را بنویسید:
«Turn my spreadsheet into a visual dashboard. I want a Kanban board sorted by Status (Not Started, In Progress, Completed), showing the task name, subject, priority, and due date on each card. Also add a calendar that shows due dates color-coded by priority, and let me filter everything by subject.»
با این دستور، دادههای شما به یک تابلوی مدیریت وظایف با دستهبندی بر اساس وضعیت کارها (آغازنشده، در حال انجام، تکمیلشده) تبدیل میشود؛ بهطوریکه روی هر کارت نام درس، میزان اولویت و مهلت تحویل نمایش داده میشود. علاوه بر این، تقویمی با تفکیک رنگی اولویتها و امکان فیلتر کردن فعالیتها بر اساس موضوع در اختیارتان قرار میگیرد.
۲) تبدیل یادداشتها و جزوهها به راهنمای مطالعه در Google Docs
برای جمعبندی سریع مباحث درسی یا نکات جلسات در گوگل داکس، بخش موردنظر را در سند متنی هایلایت کنید، پنل کناری یا نوار پایینی Ask Gemini را باز کنید و این پرامپت را وارد کنید:
«Summarize my highlighted class notes into 5 clear, bulleted key takeaways. Below that, generate 3 potential exam questions based on this information to help me test myself.»
با این دستور، پنج نکته کلیدی مهم سند شما در قالب فهرست بولتپوینت آماده میشود و زیر آن نیز سه پرسش امتحانی احتمالی برای ارزیابی خودتان قرار میگیرد؛ یعنی هم خلاصه و هم ابزار سنجش، در یک مرحله.
۳) پرامپت ساخت سریع ارائههای آماده در Google Slides
برای طراحی ارائههای دانشگاهی یا شرکتی، کافی است یک فایل خالی در گوگل اسلایدز بسازید یا پنل Ask Gemini را باز کنید و دستور زیر را با مشخص کردن موضوع یا تگ کردن نام سند موردنظر ارسال کنید:
«Create a presentation summarizing my research on [موضوع تحقیق / نام سند به شکل DocsName@]. Answer any clarifying questions and add reference files from your Google Drive.»
هوش مصنوعی جمینای پس از دریافت فایل مرجع از Google Drive و پرسیدن چند سؤال تکمیلی برای روشنتر شدن ساختار، اسلایدهای منظم و متناسب با موضوع را تحویل میدهد. مزیت این روش آن است که پیش از تولید خروجی، ابهامها را میپرسد و همین باعث میشود اسلاید نهایی به سند منبع وفادار بماند.
۴) مرتبکردن ایمیلها در جیمیل با هوش مصنوعی
برای مرتبسازی صندوق ورودی میتوانید از قابلیت AI Inbox در پنل سمت چپ جیمیل استفاده کنید. با فعالسازی این ابزار، پیامهای شلوغ مانند خبرنامههای دانشجویی، اطلاعیههای گروهی و زنجیره ایمیلهای پروژهها دستهبندی میشوند تا مهلتهای تحویل و کارهای پیشنهادی روزانه از دست نروند. این چینش هوشمند، دسترسی به موضوعات کلیدی را بدون درگیر شدن با حجم انبوه نامهها ساده میکند.
۵) یادداشتبرداری خودکار در جلسات با Google Meet
برای مستندسازی مکالمات، نیازی به یادداشتبرداری دستی در طول جلسه نیست. در جلسات مجازی تنها با کلیک روی آیکون مداد در بالای تصویر و در گفتوگوهای حضوری با لمس گزینه «Take notes» در اپلیکیشن Google Meet، هوش مصنوعی فعال میشود. جمینای بهصورت خودکار خلاصهای از جلسه، فهرست وظایف تعیینشده و رونوشت کامل گفتوگوها را در یک فایل Google Docs ثبت میکند، نسخه نهایی را مستقیماً در Google Drive ذخیره کرده و ایمیل آن را برای شما میفرستد. این قابلیت برای تیمهایی که جلسههای تکراری دارند، عملاً نقش یک منشی جلسه را بازی میکند.
۶) تولید ویدیوی معرفی و خوشآمدگویی در Google Vids
در این ابزار ویدیویی، با انتخاب گزینه ساخت ویدیوی هوش مصنوعی (create AI video) و بارگذاری تصویر خود، میتوانید این دستور را برای معرفی انجمن یا گروه به کار ببرید:
«Create a high-energy welcome video for our [نام گروه یا بخش خوابگاه]. Use a warm, welcoming, and fun tone.»
این پرامپت یک ویدیوی معرفی با ریتم بالا و لحنی گرم و صمیمی تولید میکند تا اعضای جدید با فعالیتهای گروه آشنا شوند و نیازی به کار با نرمافزارهای پیچیده ویرایش ویدیو نباشد. برای گروههای دانشجویی و تیمهای کوچکی که بودجه تولید محتوای حرفهای ندارند، این سادهترین مسیر رسیدن به یک ویدیوی قابلقبول است.
۷) طراحی آزمونهای تمرینی خودکار در Google Forms
برای سنجش آمادگی پیش از امتحانات، ابزار Google Forms را باز کنید، روی گزینه «Help me create» بزنید و این دستور را بنویسید:
«Create a 10-question multiple-choice practice quiz to test my knowledge on [موضوع، برای نمونه: قانون حمورابی]. Ensure correct answers are set up so I can grade myself after completing it.»
با ثبت این درخواست، هوش مصنوعی یک آزمون چهارگزینهای ۱۰ سؤالی با پاسخهای صحیح از پیش تنظیمشده میسازد تا پس از پاسخ به سؤالات، بتوانید نمره و میزان تسلط خود را بلافاصله ارزیابی کنید.
جمعبندی: نکته مشترک این هفت پرامپت، «تعریف خروجی» است. در همه آنها کاربر نه ابزار را توضیح میدهد و نه فرایند را؛ فقط میگوید خروجی نهایی چه شکلی باید باشد — کانبان با کدام ستونها، خلاصه با چند نکته، آزمون با چند سؤال. همین ساختار برای تیمهای بازاریابی و محتوایی هم قابل تقلید است: بهجای پرسیدن «برای کمپین من چه ایدهای داری؟»، خروجی مورد انتظار را دقیق تعریف کنید؛ مثلاً «بریف کمپین را در سه بخش مخاطب، پیام و کانال بنویس و برای هر بخش دو مثال بزن».